Spesifikasjon for PVVs medlemsdatabase

Vedtatt på halvårsmøtet 5. oktober 2010.

Det er ønskelig at PVV tar i bruk en medlemsdatabase. Dette dokumentet spesifiserer krav til en slik database.

Hensikt med databasen

Medlemsdatabasen er ment å fylle følgende behov:

1. For styret: Databasen skal gjøre det lett å få oversikt over hvem som er medlem, hvilke medlemmer som er aktive/passive, hva hvert enkelt medlem har betalt av kontingent og hvor mange nye medlemmer PVV har fått siden en gitt dato (for eksempel forrige halvårsmøte).

2. For alle medlemmer: Databasen skal gi oversikt over alle medlemmer med brukernavn, fullt navn og hvorvidt medlemmet er aktivt. I tillegg bør det være mulig for medlemmer å registrere ytterligere opplysninger om seg selv som de ønsker å gjøre lett tilgjengelig for andre medlemmer, for eksempel telefonnummer.

Databasens innhold

De følgende listene spesifiserer hvilken informasjon databasen bør inneholde.

Databasen kan fritt utvides med ytterligere felter så lenge det er frivillig for hvert enkelt medlem å bidra med informasjon til dem.

Om tilgang til databasen: Styret har full tilgang til å lese og endre all informasjon i databasen. Ethvert medlem skal kunne få se all registrert informasjon om seg selv. Feltene markert «lesbart for alle» er dessuten lesbare for alle andre medlemmer. Ingen del av databasen gjøres direkte tilgjengelig for ikke-medlemmer.

Om hvert medlem:

Informasjon	Lesbart for alle?	Obligatorisk
Brukernavn	Ja	Ja
Fullt navn	Ja	Ja
Medlemstype (vanlig/livstidsmedlem/æresmedlem)	Ja	Ja
Aktiv/passiv	Ja	Ja
Medlemsnummer	Ja	Ja (for medlemmer som er tildelt nummer)
Innmeldingsdato	Frivillig	Ja (for nye medlemmer)
Bumerke	Ja	Nei
Adgangskortnummer	Nei	Nei

Om hver kontingentinnbetaling:

År kontingenten gjelder for
Betalingsdato
Referanse til regnskap

For medlemmer som har betalt livstidskontingent:

Betalingsdato
Referanse til regnskap

For hver aktivering/deaktivering av en brukerkonto:

Dato
Begrunnelse