Styret/PR

From Programvareverkstedet
< Styret
Revision as of 19:34, 16 March 2024 by Adriangl (talk | contribs) (→‎Produksjon av plakater)
(diff) ← Older revision | Latest revision (diff) | Newer revision → (diff)

Personen som er PR-ansvarlig har overordnet ansvar for å gjøre PVV kjent for omverdenen og stille organisasjonen i et godt lys. Dette kan innebære mye, og kan endre seg over tid. Eksempler på ansvarsoppgaver kan være design av plakater, posting av announcements, arrangering av stand, og produksjon av promovideo. Denne artikkelen er ikke ment å være en utfyllende liste over oppgaver, men heller en guide med eksempler på noen av de vanligste oppgavene til PR-ansvarlig.

Viktige linker

PR-ansvarlig skal ha redigeringstilgang til alle disse sidene. Hvis ikke, spør resten av styret!

Generelle arrangement

Når PVV holder arrangement, er det vanligvis PR-ansvarlig som sprer ordet om dette. Det er i all hovedsak fire kanaler det informeres gjennom:

Når du annonserer arrangement, husk følgende:

  • Beskrivelse
  • Sted, gjerne med MazeMap-link
  • Tid
  • Engelsk oversettelse

Mazemap-linker

...for enkel copy-paste ;)

Eksempel-tekster

...også for copy-paste ;)

Driftskveld

:flag_no: Vi samles for å vedlikeholde og utvikle PVVs datasystemer. Vi stiller også med delsponset pizza for alle som deltar :)

:flag_gb: We're gathering to maintain and develop PVV's computer system. We'll provide cheap pizza for all participants :)

Bursdag

:flag_no: Vi samles for å feire 33-årsdagen til PVV! Det blir kake, quiz, og masse god stemning! Alle er hjertelig velkomne :blush:

:flag_gb: We're celebrating PVV's 33rd birthday! There will be cake, quiz, and lots of good vibes! Everybody's warmly welcome :blush:

Oktober den 14 er den årlig bursdagen til PVV :D

Hackekveld

:flag_no: Vi jobber med programmerings- og andre prosjekter sammen. Jobb på eget prosjekt, eller bli med på noe som allerede er påbegynt hos oss!

:flag_gb: We're working with programming and other projects together. Work on your own project, or join one already started at our place!

Brettspillkveld

:flag_no: Vi spiller brettspill fra vår fyldige kolleksjon, her er det noe for enhver smak. Kom bli med! :blush:

:flag_gb: We're playing board games from our ample collection. We have something for every taste, come join! :blush:

Ryddedag

:flag_no: Vi rydder og vasker lokalene våre slik at det blir rent og pent. Det blir delsponset pizza!

:flag_gb: We're cleaning our rooms to be squeaky clean. There will be cheap pizza!

Advent of Code

:flag_no: Vi løser og snakker om julekalender-kodeoppgaver sammen! https://adventofcode.com/ https://npst.no/

:flag_gb: We solve and discuss Christmas calendar coding tasks together! https://adventofcode.com/ https://npst.no/

Fadderperioden

Fadderperioden er den viktigste enkeltperioden i året hva gjelder PR. Her kommer det mange nye studenter som er helt nye til byen og universitetet, som ikke har etablert seg og funnet sine tilhørigheter enda. Her er det viktig å spre ordet tidlig! PVV arrangerer alkoholfri fadderperiode, og innebærer plakater, stands, announcements, og mye annet av innholder nedenfor. Gjerne også spre ordet på fora som r/ntnu på Reddit(!) og DIGGiLOUNGE på Discord (https://discord.gg/vDCnfhZ9jQ).

Samfundet arrangerer fadderuke-kickoff i Elgeseterparken, ta kontakt med fuk-leder [AT] samfundet [DOT] no for å søke standplass.

Faddere oppfordres til å gå med t-skjorter og hettegensere, både på og utenfor PVV, for synlighet!

Mer info om tidligere fadderperioder (bl.a. erfaringsdokumenter) ligger her.

Kurs

Eksempel på kursplakat.

Produksjon av plakater

PR-ansvarlig har ansvar for å produsere plakater. Dette arbeidet innebærer litt kommunikasjon med kursansvarlig. PR-ansvarlig får tilsendt kursbeskrivelse, enten fra kursansvarlig eller fra kursholder selv (det er kursholders ansvar for å sørge for at dette skjer). PR-ansvarlig skal også få tilsendt dato, tid, og rom fra kursansvarlig. Alt dette skal brukes på plakatene, sammen med kursbeskrivelse og et lite bilde.

Maler ligger på Gogs-en, i en egen PR-mappe. Malene er i Photoshop-format og kan endres i Photoshop. Eventuelt kan man bruke Photopea, som er en gratis web-basert løsning som kan redigere psd-filer.

Nå er det også en eksperimentell ny måte å generere kursplakater. Det har blitt laget en liten (generator)[1] som kan generere pdf filen i nettleseren for deg. Det er en html fil (som depender på en svg fil) som også ligger i git under plakater kurst plakat-generator.

Printing av plakater

PVV har en avtale med CopyCat om rabatt ved plakatprinting. De holder til i Professor Brochs gate 2. PR-ansvarlig eksporterer først plakatfilen i PDF-FORMAT - IKKE PNG! Plakaten blir crispere med PDF-format, PNG skal kun brukes til digitale formål. Så legges PDFen på en minnepinne, med ønsket antall pr. plakat i filnavnet, og tas med til CopyCat. Der sier man at man er fra Programvareverkstedet, og at man vil printe plakater i A3-format. Det er også mulig å sende dem en mail med filene man vil ha printet samt antall og størrelse. Vanligvis bestiller vi ca. 30 stk, men dette kan også endres ved behov. Ved betaling, gjerne spesifiser at vi har en avtale med dem om rabatt. Avtalen gir 6kr pr. plakat, som betyr at en ordinær print på 30 plakater skal koste 180kr.

Oppheng av plakater

Ta med plakatene til PVV, så skal de henges opp. Dette kan gjerne PR-ansvarlig delegere til andre. Generelt sett er det lurt å henge dem opp siste mandag før eventet, siden mange av tavlene på campus ryddes mandag morgen. Dette bør også tas litt på skjønn - er det et event på f.eks. en onsdag, kan det være hensiktsmessig å henge dem opp uken før, rett og slett fordi mandag til onsdag er ganske lite tid for folk å se plakatene og planlegge rundt eventet det gjelder.

Plakatene henges opp på strategiste steder på campus, f.eks. (i synkende prioritet):

  1. Stripa! Både på våre egne tavler i 1. og 2. etasje, og på felles oppslagstavler i 1. etasje
  2. Realfagsbygget - ved kantinen, ved hovedinngangen, utenfor R1, og i gangene i A2, A3 og A4
  3. El-bygget, fellestavler samt oppslagstavlen til Omega Verksted
  4. IT-bygget, ved inngangen
  5. Kjelbygget
  6. Gamle fysikk

Ta med teip og stiftemaskin! Selv om plakatene på Stripa er høyest prioritet, skader det ikke å ta dem til slutt. Resterende plakater etter de andre faste stedene kan gjerne gå hit - bare sørg for å ha litt igjen ;)

Merk også at det er noen steder vi ikke har tillatelse til å henge opp, blant annet:

  • Oppslagstavler og lokaler til andre linjeforeninger og organisasjoner. Merk at unntak har blitt gjort, da med eksplisitt tillatelse fra organisasjonen(e) det gjelder (f.eks. plakater om LaTeX-kurs til fysmat og bachelor matte). Denne regelen gjelder også organisasjoner som har overlappende interesser som PVV, f.eks. Make og Hackerspace.
  • Generelt sett vegger og andre overflater som ikke er oppslagstavler, både innen- og utendørs

Spre ordet!

Dette kan også delegeres til kursansvarlig. Akkurat som andre arrangement, skal dette kommuniseres om på våre kommunikasjonskanaler (se #Generelle arrangementer).

Stand

PR-ansvarlig har vanligvis hatt overordnet ansvar for stand. Dette er ikke ment å gjøres alene - her må det delegering til! Generelt sett kan standplass søkes om her: https://i.ntnu.no/wiki/-/wiki/Norsk/Bestilling+av+standplass. I området mellom Sentralbyggene og IT-bygget/Gamle fysikk gjelder først til mølla!

Prøv å få medlemmer til å stille f.eks. ei uke i forkant. Utstyr som ofte brukes på stand er:

  • Bord til å ha rekvisikker på
  • Telt (hvis utendørs)
  • Roll-up
  • Minifigurer (DnD, Warhammer 40K, etc.)
  • Rare rubiks-"kuber"
  • Terninger
  • Brettspill
  • Gammel server
  • Kaffe + "bunnskål"
  • Bøker & manga

God praksis er å laste opp et Google Sheet på Driven, som kan deles i #stand-kanalen på Discord. Her kan folk skrive navnet sitt ved de tidspunktene de kan stå på stand. Et eksempel på hvordan en slik tabell kan se ut:

Kl. Navn 1 Navn 2 Navn 3 Navn 4 Navn 5
10-11
11-12
12-13
13-14
14-15

Av erfaring er flyers en stor suksess. Disse har pleid å være i A5-størrelse, med to stk printet på A4-ark. Det er en god idé å printe dobbeltsidig, med norsk på den ene siden og engelsk på den andre (flip on short edge). Filen 

PR/stand/stand_flyers_duplex_twolang.pdf

på Gogs skal ha ferdig oppsett til dette. Det har skjedd at vi har delt ut 600-700 flyers på en dag, så print mange! Tips: Ansatte har uendelig printekvote på NTNUs printere, hør med dem om å printe for deg - med mindre du er ansatt selv da ;)

Vi har stilt med dinosaur-kostyme, som ser ut til å ha vært en suksess :) Dinosauren kan stå ved standen og dele ut flyers, eller gå rundt på campus og dele dem rundt der. Det er vanskelig å si nei til en dinosaur :)

Film og foto

PR-ansvarlig tar gjerne på seg ansvar for å fotografere events. PVV har ikke et eget fotokamera, tidligere har dette vært opp til PR-ansvarliges personlige utstyr. Mer at man trenger absolutt ikke å kjøpe speilrefleks-kamera eller mer for å være PR-ansvarlig, vanlig mobilkamera holder plenty. Hvis man har et mer fancy kamera skader det så klart ikke å bruke dette heller.

Disse bildene lastes gjerne opp til Gogs og til nettsiden. De beste går til forsiden, disse pluss andre gode bilder går til galleriet. De til forsiden croppes til 1920x1080. For å laste dem opp trenger man ytre rotpassord. Hvis du ikke har det, spør enten et driftsmedlem om hjelp, eller bli medlem av drift selv ;) Åpne et kommandovindu, navigér til mappen der bildet ligger, og bruk følgende kommando: 

scp image_file_name.jpg root@spikkjeposche.pvv.ntnu.no:/usr/local/www/www_pvv_ntnu_no/www/galleri/bilder/slideshow

Du blir deretter spurt om rotpassord.

For opplasting til galleriet, se Bildedeling.

Vi har også produsert promofilmer tidligere. PR-ansvarlig har overordnet ansvar for at dette skjer, men her må også mye delegeres! Her står man fritt til å gjøre hva man vil. Eksempler på tidligere promovideoer ligger på vår YouTube-kanal for inspirasjon ([2]).

Når det gjelder programvare, har man en rekke alternativer:

Kommersielle alternativer
Gratisalternativer

Gruppebilde

Dette er et årlig arrangement, der man prøver å samle så mange medlemmer som mulig for et årlig gruppebilde. Dette er ment å pryde veggene våre, slik at både deltakerne og kommende generasjoner kan se tilbake på tidligere års medlemmer. Det kan også postes på sosiale medier og/eller interne kanaler. Her er det et poeng å legge datoen til en tid der det er sannsynlig at mange ikke har planer. Et eksempel kan være helt i begynnelsen av vårsemesteret, etter at folk har kommet tilbake til byen og før fag og innleveringer begynner for fullt. Annonsér i god tid, gjerne noen måneder i forveien! Printing kan gjøres på Elitefoto. Fin printestørrelse kan være 20x30cm, som er omtrent på størrelse med et A4-ark.

Julekort

Her går det mye i det samme som med gruppebilde. Bestill nok til de linjeforeninger og organisasjoner man ønsker å gi til, pluss medlemmer som ønsker sin egen kopi. Passe mengde kan være 30 stykker i 10x15cm størrelse.

Merch

PVV-ere liker merch! Vi bruker enhver sjanse til å spre budskapet om den flotte organisasjonen vår :) Her er litt praktisk info om gjennomføring når man skal bestille og/eller produsere merch.

Hettegensere

Her anbefales det å ta bestilling fra medlemmer. Vi har brukt Teamshirts - ikke aller beste kvalitet i verden, men de har litt utvalg, og man kan lage eget trykk. Design har blitt tatt i styret, med spørreundersøkelse der styret har vært i tvil eller uenige. Her kan man også bestille et prøveprodukt uten trykk, som man kan sende tilbake med refusjon. Bestillinger har blitt tatt imot via Google Forms, med navn, epost, tlf, og ønsker størrelse.

Det er et viktig poeng å ta imot betaling fra alle som har bestilt før man bestiller alle genserne! Det er spesielt viktig i og med at man får mengerabatt, og at antallet man bestiller trenger å være riktig da.

Klistermerker

Her har vi brukt lasertrykk.dk, disse har nice kvalitet i både klister og materiale. Ålreit mengde er noen hundre stykker, vi har bestilt 500 i én batch tidligere.

Sosiale medier

PVV har en Facebook-side. Utover vanlige arrangementer, oppfordres det til å legge ut andre ting som skjer på PVV (f.eks. "vi har holdt stand", "vi har kjøpt bok, kom og les", etc.) PR-ansvarlig burde også ha tilgang til YouTube-kontoen, i de tilfellene vi laster opp videoer. Eksempler på ting som kan lastes opp her er promovideoer og opptak av ITGK-teorikurs.

Retrieved from "https://wiki.pvv.ntnu.no/w/index.php?title=Styret/PR&oldid=7014"