Styremøte/2023-10-10

From Programvareverkstedet

Styremøte 2023.10.10

  • Hvor: Terminalrommet/Arbeidsrommet på PVV
  • Når: 2023.10.10 kl 17:45
  • Innkalte:
Innkalte / Til stede
Navn Til stede
adriangl
andholst x
arnstelj x
danio
felixalb
jonmro x
oysteikt x
sigrusk x

Agenda

Ting som har skjedd

  • Ukatoget, hvordan gikk det?
    • Bra, men det var få oppmøtte (fire).
    • Lite oppmøte kan skyldes utfordringer med å få ut informasjon, så annonseringen kom sent.
    • Til en annen gang: Få ut info tidligere.
    • Ellers var det relativt vellykket.

Ting som skal skje

  • Faste arrangementer
    • Hackekveld
      • Fortsette som vanlig?
        • Planen er å fortsette som vanlig, da nåværende løsning fungerer for de fleste som deltar.
    • Brettspillkveld
      • Forslag fra brettspillere: Finne en annen dag enn søndag
        • Argumentasjonen for å bytte dag, går i at det er litt labert oppmøte.
        • En mulig forklaring er at mange har jobb/skole dagen derpå, noe som begrenser hvor langt ut på kvelden man kan holde på.
        • Busstidene på søndag er heller ikke ideelle.
      • Mulig løsning
        • Booke rom utenfor PVV (grupperom) for brettspillkveld (typ. lørdager).
        • Det blir antakeligvis ikke stor overlapp av folk dersom Hackekveld og Brettspillkveld skulle sammenfalle.
        • En mulig utfordring er at det kan bli trangt å få eventer inn samtidig.
          • Det spørres om det kan være en mulighet med rotasjon på disse.
        • Det er kanskje mulig å finne rom uten å booke på forhånd.
          • Problemstilling: Vil alarmen gå dersom det varer til ut på kvelden, og det ikke er booket rom?
            • Spørsmål om alarm vil være et problem på grupperom, eller om det bare gjelder auditorium/undervisningsrom.
      • Konklusjon:
        • PR skal sende ut en meningsmåling på Discord over hvilken dag som ønskes som ny brettspill-dag.
          • Står mellom:
            • Torsdag på fast tidspunkt (på PVVs lokaler)
            • Lørdag på fast tidspunkt (utenfor PVV, på et grupperom)
    • Ryddedag
      • Finne en dato snart
        • Det er ønskelig å finne faste intervall for å sikre at det ikke blir veldig lenge mellom hver ryddedag.
          • Forslag: Første mandag i måneden
        • Hvor tett intervall er ønskelig?
          • Blir det tett med en gang måneden?
        • Konklusjon: To ryddinger på koserommet i måneden (støvsuging) og full vask en gang i måneden
          • Mandag midt i måned (andre mandag i måneden): ryddedag
          • Siste mandag i måned: Rydde koserom
        • Oppkommende datoer: Hel vask mandag 16.10, Koserom-rydding mandag 30.10
    • Driftkveld (organiseres selvstendig)
    • Bestemme hvilke av disse vi skal delsponse pizza på
      • Driftkveld
        • Fortsetter med pizza.
      • Hackekveld
        • Fortsetter med pizza.
      • Ryddedag?
        • Sluttet med pizza på ryddedag på grunn av for stor deltakelse i forhold til antall arbeidsoppgaver.
        • Er det en risiko for at det blir for lite oppmøte uten pizza?
          • Anses ikke som en omfattende utfordring.
      • Brettspillkveld
        • Blir for mange deltakende.
        • Mange deltakende fører til behov for mye pizza, som igjen fører til omfattende kostnader.
        • Folk kommer ofte likevel.
      • Konklusjon:
        • Fortsetter med delsponset pizza på driftkvelder og hackekveld
        • Prøver uten på brettspillkveld og ryddedag, og ser hvordan dette går.

Status på serverrom-endringer

  • Møte med NTNU SOC er avholt
    • Omtrent som forventet, bedre enn fryktet
    • Vi kan få noen OpenStack-ressurser og ha noen maskiner på lukket lab-nett
    • Detaljer kommer, eventuelt se referat fra det gjeldende møtet
    • Det blir mye jobb for drift, men de fleste funksjoner kan fortsatt eksistere
      • Må finne ut om e-post vil fortsette å være tilgjengelig
  • Felles møte med andre studentforeninger skal holdes på lørdag
    • Lørdag 16.10 på S21 klokken 13:00 - 15:00
  • Vi kommer til å ha nedetid i overgangsperioden
    • For eksempel e-post må varsles godt, drift jobber med saken
  • Spørsmål: Er dette siste møte/siste avgjørelse fra SOC?
    • Usikkert
    • Finner ut dette på møtet på lørdag
  • Blir antakeligvis mye micro-managing fra NTNU
  • Kommer nok opp på driftkveld

Annet

  • Fungerer det nye Discord-oppsettet?
    • Relativt positiv tilbakemelding.
  • Fortsatt e-post-problemer hos noen styremedlemmer
  • Sjekk ønskelisten
    • Iskandar: Ønske om daljer til PVV
      • Ønsket innebærer blant annet å kunne representere PVV på andre måter enn banneret
      • Daljer blir en mer personlig måte å representere tilhørighet til PVV på
      • Spørsmål om dette skal være en PR-ting på lik linje som t-skjortene, eller om de skal leveres ut på spesielle arrangementer
      • Skal det være individuelt kjøp av dalje, eller skal PVV sponse?
        • Forskjellig hvordan andre organisasjoner gjør dette
      • Hvem skal designe daljene? Hvem skal vi kjøpe fra?
        • Forslag til design: Den gamle PVV-logoen
        • Forslag til design: Floppydisk
      • Konklusjon: Styre er positiv til innføring av daljer. Saken delegeres til PR.
    • Iskandar: Ønske om halloween-fest
      • Spørsmål om dette er noe som PVVere kan arrangere uavhengig av styret?
        • Arrangementet kan holdes på lokalene, og kan eventuelt annonseres på Discord
      • Konklusjon(?): Styret kan ordne lokaler og opprette et arrangement, men selve arrangementet organiseres uavhengig fra styret.
  • Post?
    • Intet nevnt
  • Eventuelt
    • PVVs bursdagsfeiring:
      • Lørdag. Det må bookes rom i riktig tidsrom.
      • Det er en kollisjon mellom driftkveld og bursdagsfeiring.
    • Sette opp innkjøpsliste til bursdagen
      • Styret sponser brus.
    • PVVs t-skjorter
      • Det er nevnt et ønske på å forsøke å spore opp produsent av de svarte skjortene før innkjøp av en ny batch.
      • PR-sak: Ordne meningsmåling. Vil folk ha en ny batch med t-skjorter? Størrelser, antall o.l.
      • Er det lurt å ha et betalingssystem uavhengig fra Dibbler til t-skjorter?
        • Unngå krasj i Dibblers økonomi
        • Må vurderes. Ser på en løsning for et annet betalingssystem.

TODO

  • PR:
    • Se på div. tilknyttet daljer.
      • Distribusjon
      • Design
    • Meningsmåling tilknyttet t-skjorter.
    • Meningsmåling tilknyttet brettsspillkveld
    • Ryddedag-annonsering
    • Ordne quiz til bursdagsfeiring
  • jonmro:
    • Møte med de andre organsisasjonene angående SOC-situasjonen.
  • andholst
    • Kaker til bursdagsfeiring: hvor mange trengs? Spørre folk om de kan bake.
    • Div. bursdagsting
  • oysteikt
    • Innkjøp av brus (6 liter)

Forrige Ukes TODOs (videreføres)

  • Danio
    • På wikien: Kopier det gamle styret fra Kontaktinformasjon til Tidligere styrer, og erstatt med det nye.
  • oysteikt
    • Gå gjennom kasserer-rutiner med tidligere kasserer
  • felixalb
    • Fikse PVV-kontoen til sigrusk