Styremøte 2023.10.10

Hvor: Terminalrommet/Arbeidsrommet på PVV
Når: 2023.10.10 kl 17:45
Innkalte:

Innkalte / Til stede
Navn	Til stede
adriangl
andholst	x
arnstelj	x
danio
felixalb
jonmro	x
oysteikt	x
sigrusk	x

Agenda

Ting som har skjedd

Ukatoget, hvordan gikk det?
- Bra, men det var få oppmøtte (fire).
- Lite oppmøte kan skyldes utfordringer med å få ut informasjon, så annonseringen kom sent.
- Til en annen gang: Få ut info tidligere.
- Ellers var det relativt vellykket.

Ting som skal skje

Faste arrangementer
- Hackekveld
  - Fortsette som vanlig?
    - Planen er å fortsette som vanlig, da nåværende løsning fungerer for de fleste som deltar.
- Brettspillkveld
  - Forslag fra brettspillere: Finne en annen dag enn søndag
    - Argumentasjonen for å bytte dag, går i at det er litt labert oppmøte.
    - En mulig forklaring er at mange har jobb/skole dagen derpå, noe som begrenser hvor langt ut på kvelden man kan holde på.
    - Busstidene på søndag er heller ikke ideelle.
  - Mulig løsning
    - Booke rom utenfor PVV (grupperom) for brettspillkveld (typ. lørdager).
    - Det blir antakeligvis ikke stor overlapp av folk dersom Hackekveld og Brettspillkveld skulle sammenfalle.
    - En mulig utfordring er at det kan bli trangt å få eventer inn samtidig.
      - Det spørres om det kan være en mulighet med rotasjon på disse.
    - Det er kanskje mulig å finne rom uten å booke på forhånd.
      - Problemstilling: Vil alarmen gå dersom det varer til ut på kvelden, og det ikke er booket rom?
        Spørsmål om alarm vil være et problem på grupperom, eller om det bare gjelder auditorium/undervisningsrom.
  - Konklusjon:
    - PR skal sende ut en meningsmåling på Discord over hvilken dag som ønskes som ny brettspill-dag.
      - Står mellom:
        Torsdag på fast tidspunkt (på PVVs lokaler)
        
        Lørdag på fast tidspunkt (utenfor PVV, på et grupperom)
- Ryddedag
  - Finne en dato snart
    - Det er ønskelig å finne faste intervall for å sikre at det ikke blir veldig lenge mellom hver ryddedag.
      - Forslag: Første mandag i måneden
    - Hvor tett intervall er ønskelig?
      - Blir det tett med en gang måneden?
    - Konklusjon: To ryddinger på koserommet i måneden (støvsuging) og full vask en gang i måneden
      - Mandag midt i måned (andre mandag i måneden): ryddedag
      - Siste mandag i måned: Rydde koserom
    - Oppkommende datoer: Hel vask mandag 16.10, Koserom-rydding mandag 30.10
- Driftkveld (organiseres selvstendig)
- Bestemme hvilke av disse vi skal delsponse pizza på
  - Driftkveld
    - Fortsetter med pizza.
  - Hackekveld
    - Fortsetter med pizza.
  - Ryddedag?
    - Sluttet med pizza på ryddedag på grunn av for stor deltakelse i forhold til antall arbeidsoppgaver.
    - Er det en risiko for at det blir for lite oppmøte uten pizza?
      - Anses ikke som en omfattende utfordring.
  - Brettspillkveld
    - Blir for mange deltakende.
    - Mange deltakende fører til behov for mye pizza, som igjen fører til omfattende kostnader.
    - Folk kommer ofte likevel.
  - Konklusjon:
    - Fortsetter med delsponset pizza på driftkvelder og hackekveld
    - Prøver uten på brettspillkveld og ryddedag, og ser hvordan dette går.

Status på serverrom-endringer

Møte med NTNU SOC er avholt
- Omtrent som forventet, bedre enn fryktet
- Vi kan få noen OpenStack-ressurser og ha noen maskiner på lukket lab-nett
- Detaljer kommer, eventuelt se referat fra det gjeldende møtet
- Det blir mye jobb for drift, men de fleste funksjoner kan fortsatt eksistere
  - Må finne ut om e-post vil fortsette å være tilgjengelig
Felles møte med andre studentforeninger skal holdes på lørdag
- Lørdag 16.10 på S21 klokken 13:00 - 15:00
Vi kommer til å ha nedetid i overgangsperioden
- For eksempel e-post må varsles godt, drift jobber med saken
Spørsmål: Er dette siste møte/siste avgjørelse fra SOC?
- Usikkert
- Finner ut dette på møtet på lørdag
Blir antakeligvis mye micro-managing fra NTNU
Kommer nok opp på driftkveld

Annet

Fungerer det nye Discord-oppsettet?
- Relativt positiv tilbakemelding.
Fortsatt e-post-problemer hos noen styremedlemmer
Sjekk ønskelisten
- Iskandar: Ønske om daljer til PVV
  - Ønsket innebærer blant annet å kunne representere PVV på andre måter enn banneret
  - Daljer blir en mer personlig måte å representere tilhørighet til PVV på
  - Spørsmål om dette skal være en PR-ting på lik linje som t-skjortene, eller om de skal leveres ut på spesielle arrangementer
  - Skal det være individuelt kjøp av dalje, eller skal PVV sponse?
    - Forskjellig hvordan andre organisasjoner gjør dette
  - Hvem skal designe daljene? Hvem skal vi kjøpe fra?
    - Forslag til design: Den gamle PVV-logoen
    - Forslag til design: Floppydisk
  - Konklusjon: Styre er positiv til innføring av daljer. Saken delegeres til PR.
- Iskandar: Ønske om halloween-fest
  - Spørsmål om dette er noe som PVVere kan arrangere uavhengig av styret?
    - Arrangementet kan holdes på lokalene, og kan eventuelt annonseres på Discord
  - Konklusjon(?): Styret kan ordne lokaler og opprette et arrangement, men selve arrangementet organiseres uavhengig fra styret.
Post?
- Intet nevnt
Eventuelt
- PVVs bursdagsfeiring:
  - Lørdag. Det må bookes rom i riktig tidsrom.
  - Det er en kollisjon mellom driftkveld og bursdagsfeiring.
- Sette opp innkjøpsliste til bursdagen
  - Styret sponser brus.
- PVVs t-skjorter
  - Det er nevnt et ønske på å forsøke å spore opp produsent av de svarte skjortene før innkjøp av en ny batch.
  - PR-sak: Ordne meningsmåling. Vil folk ha en ny batch med t-skjorter? Størrelser, antall o.l.
  - Er det lurt å ha et betalingssystem uavhengig fra Dibbler til t-skjorter?
    - Unngå krasj i Dibblers økonomi
    - Må vurderes. Ser på en løsning for et annet betalingssystem.

TODO

PR:
- Se på div. tilknyttet daljer.
  - Distribusjon
  - Desing
- Meningsmåling tilknyttet t-skjorter.
- Meningsmåling tilknyttet brettsspillkveld
- Ryddedag-annonsering
- Ordne quiz til bursdagsfeiring
jonmro:
- Møte med de andre organsisasjonene angående SOC-situasjonen.
andholst
- Kaker til bursdagsfeiring: hvor mange trengs? Spørre folk om de kan bake.
- Div. bursdagsting
oysteikt
- Innkjøp av brus (6 liter)

Forrige Ukes TODOs (videreføres)

Danio
- På wikien: Kopier det gamle styret fra Kontaktinformasjon til Tidligere styrer, og erstatt med det nye.
- Sette opp discord-matrix-bridge
oysteikt
- Gå gjennom kasserer-rutiner med tidligere kasserer
felixalb
- Fikse PVV-kontoen til sigrusk