Styremøte/2023-10-10

Styremøte 2023.10.10

• Hvor: Terminalrommet/Arbeidsrommet på PVV
• Når: 2023.10.10 kl 17:45
• Innkalte:

Innkalte / Til stede

Navn	Til stede
adriangl
andholst	x
arnstelj	x
danio
felixalb
jonmro	x
oysteikt	x
sigrusk	x

Agenda

Ting som har skjedd

• Ukatoget, hvordan gikk det?
  • Bra, men det var få oppmøtte (fire).
  • Lite oppmøte kan skyldes utfordringer med å få ut informasjon, så annonseringen kom sent.
  • Til en annen gang: Få ut info tidligere.
  • Ellers var det relativt vellykket.

Ting som skal skje

• Faste arrangementer
  • Hackekveld
    • Fortsette som vanlig?
      • Planen er å fortsette som vanlig, da nåværende løsning fungerer for de fleste som deltar.
  • Brettspillkveld
    • Forslag fra brettspillere: Finne en annen dag enn søndag
      • Argumentasjonen for å bytte dag, går i at det er litt labert oppmøte.
      • En mulig forklaring er at mange har jobb/skole dagen derpå, noe som begrenser hvor langt ut på kvelden man kan holde på.
      • Busstidene på søndag er heller ikke ideelle.
    • Mulig løsning
      • Booke rom utenfor PVV (grupperom) for brettspillkveld (typ. lørdager).
      • Det blir antakeligvis ikke stor overlapp av folk dersom Hackekveld og Brettspillkveld skulle sammenfalle.
      • En mulig utfordring er at det kan bli trangt å få eventer inn samtidig.
        • Det spørres om det kan være en mulighet med rotasjon på disse.
      • Det er kanskje mulig å finne rom uten å booke på forhånd.
        • Problemstilling: Vil alarmen gå dersom det varer til ut på kvelden, og det ikke er booket rom?
          • Spørsmål om alarm vil være et problem på grupperom, eller om det bare gjelder auditorium/undervisningsrom.
    • Konklusjon:
      • PR skal sende ut en meningsmåling på Discord over hvilken dag som ønskes som ny brettspill-dag.
        • Står mellom:
          • Torsdag på fast tidspunkt (på PVVs lokaler)
          • Lørdag på fast tidspunkt (utenfor PVV, på et grupperom)
  • Ryddedag
    • Finne en dato snart
      • Det er ønskelig å finne faste intervall for å sikre at det ikke blir veldig lenge mellom hver ryddedag.
        • Forslag: Første mandag i måneden
      • Hvor tett intervall er ønskelig?
        • Blir det tett med en gang måneden?
      • Konklusjon: To ryddinger på koserommet i måneden (støvsuging) og full vask en gang i måneden
        • Mandag midt i måned (andre mandag i måneden): ryddedag
        • Siste mandag i måned: Rydde koserom
      • Oppkommende datoer: Hel vask mandag 16.10, Koserom-rydding mandag 30.10
  • Driftkveld (organiseres selvstendig)
  • Bestemme hvilke av disse vi skal delsponse pizza på
    • Driftkveld
      • Fortsetter med pizza.
    • Hackekveld
      • Fortsetter med pizza.
    • Ryddedag?
      • Sluttet med pizza på ryddedag på grunn av for stor deltakelse i forhold til antall arbeidsoppgaver.
      • Er det en risiko for at det blir for lite oppmøte uten pizza?
        • Anses ikke som en omfattende utfordring.
    • Brettspillkveld
      • Blir for mange deltakende.
      • Mange deltakende fører til behov for mye pizza, som igjen fører til omfattende kostnader.
      • Folk kommer ofte likevel.
    • Konklusjon:
      • Fortsetter med delsponset pizza på driftkvelder og hackekveld
      • Prøver uten på brettspillkveld og ryddedag, og ser hvordan dette går.

Status på serverrom-endringer

• Møte med NTNU SOC er avholt
  • Omtrent som forventet, bedre enn fryktet
  • Vi kan få noen OpenStack-ressurser og ha noen maskiner på lukket lab-nett
  • Detaljer kommer, eventuelt se referat fra det gjeldende møtet
  • Det blir mye jobb for drift, men de fleste funksjoner kan fortsatt eksistere
    • Må finne ut om e-post vil fortsette å være tilgjengelig
• Felles møte med andre studentforeninger skal holdes på lørdag
  • Lørdag 16.10 på S21 klokken 13:00 - 15:00
• Vi kommer til å ha nedetid i overgangsperioden
  • For eksempel e-post må varsles godt, drift jobber med saken
• Spørsmål: Er dette siste møte/siste avgjørelse fra SOC?
  • Usikkert
  • Finner ut dette på møtet på lørdag
• Blir antakeligvis mye micro-managing fra NTNU
• Kommer nok opp på driftkveld

Annet

• Fungerer det nye Discord-oppsettet?
  • Relativt positiv tilbakemelding.
• Fortsatt e-post-problemer hos noen styremedlemmer
• Sjekk ønskelisten
  • Iskandar: Ønske om daljer til PVV
    • Ønsket innebærer blant annet å kunne representere PVV på andre måter enn banneret
    • Daljer blir en mer personlig måte å representere tilhørighet til PVV på
    • Spørsmål om dette skal være en PR-ting på lik linje som t-skjortene, eller om de skal leveres ut på spesielle arrangementer
    • Skal det være individuelt kjøp av dalje, eller skal PVV sponse?
      • Forskjellig hvordan andre organisasjoner gjør dette
    • Hvem skal designe daljene? Hvem skal vi kjøpe fra?
      • Forslag til design: Den gamle PVV-logoen
      • Forslag til design: Floppydisk
    • Konklusjon: Styre er positiv til innføring av daljer. Saken delegeres til PR.
  • Iskandar: Ønske om halloween-fest
    • Spørsmål om dette er noe som PVVere kan arrangere uavhengig av styret?
      • Arrangementet kan holdes på lokalene, og kan eventuelt annonseres på Discord
    • Konklusjon(?): Styret kan ordne lokaler og opprette et arrangement, men selve arrangementet organiseres uavhengig fra styret.
• Post?
  • Intet nevnt
• Eventuelt
  • PVVs bursdagsfeiring:
    • Lørdag. Det må bookes rom i riktig tidsrom.
    • Det er en kollisjon mellom driftkveld og bursdagsfeiring.
  • Sette opp innkjøpsliste til bursdagen
    • Styret sponser brus.
  • PVVs t-skjorter
    • Det er nevnt et ønske på å forsøke å spore opp produsent av de svarte skjortene før innkjøp av en ny batch.
    • PR-sak: Ordne meningsmåling. Vil folk ha en ny batch med t-skjorter? Størrelser, antall o.l.
    • Er det lurt å ha et betalingssystem uavhengig fra Dibbler til t-skjorter?
      • Unngå krasj i Dibblers økonomi
      • Må vurderes. Ser på en løsning for et annet betalingssystem.

TODO

• PR:
  • Se på div. tilknyttet daljer.
    • Distribusjon
    • Desing
  • Meningsmåling tilknyttet t-skjorter.
  • Meningsmåling tilknyttet brettsspillkveld
  • Ryddedag-annonsering
  • Ordne quiz til bursdagsfeiring
• jonmro:
  • Møte med de andre organsisasjonene angående SOC-situasjonen.
• andholst
  • Kaker til bursdagsfeiring: hvor mange trengs? Spørre folk om de kan bake.
  • Div. bursdagsting
• oysteikt
  • Innkjøp av brus (6 liter)

Forrige Ukes TODOs (videreføres)

• Danio
  • På wikien: Kopier det gamle styret fra Kontaktinformasjon til Tidligere styrer, og erstatt med det nye.
  • Sette opp discord-matrix-bridge
• oysteikt
  • Gå gjennom kasserer-rutiner med tidligere kasserer
• felixalb
  • Fikse PVV-kontoen til sigrusk