Halvårsmøte/2024V

Referat for Programvareverkstedets halvårsmøte våren 2024.

Møtet ble holdt mandag 12. Februar kl 17:15 B1, Berg-bygget, NTNU Gløshaugen.

Agenda

1. Møtet er satt.
2. Registrer oppmøte; navn og brukernavn på alle i forsamlingen

Brukernavn	Navn
bjornoka	Bjørnar Ørjansen Kaarevik
jonmro	Jon Martinus Rødtang (fullmakt til bjornoka)
torsteno	Torstein Nordgård-Hansen
andholst	Andreas Holst-Olsen
arnstelj	Arnstein Lystad Johnsen
sindos	Sindre Østby
kmgodlun	Kamomilla Madelen Ekrem Berg Godlund
adriangl	Adrian Gunnar Lauterer
alekskn	Aleksander Knutsen
emmalei	Emma Lu Eikemo
daniil	Daniil Petrov
perjonen	Emil Wengle
richarah	Richard Alexander Haydon
martcl	Martin Clementz
danio	Daniel Løvbrøtte Olsen
felixalb	Felix Albrigtsen
eirikwit	Eirik Wittersø (fullmakt til felixalb)
amalieem	Amalie Erdal Mannsåker (fullmakt til felixalb)
oysteikt	Øystein Kristoffer Tveit
jesperno	Jesper Norsted
pllobiun	Paolo Lai Zhong Lo Biundo
sondrhel	Sondre Haugen Elgaaen

3. Registrer stemmerett (Betalt medlemskap og eventuelle fullmakter)

Brukernavn	Fullmakthaver
bjornoka	-
jonmro	bjornoka
torsteno	-
andholst	-
arnstelj	-
sindos	-
kmgodlun	-
adriangl	-
alekskn	-
emmalei	-
daniilpe	-
perjonen	alekskn (fra og med punkt 17.3)
richarah	-
martcl	-
danio	-
felixalb	-
eirikwit	felixalb
amalieem	felixalb
oysteikt	-
jesperno	-
pllobiun	-
sondrhel	-

• Totalt 22 stemmeberettigede
  • 19 fremmøtte og 3 fullmakter.
• pllobiun forlot møtet under punkt 10.
  • Totalt 21 stemmeberettigede (18 fremmøtte og 3 fullmakter).

4. Valg av ordstyrer, referent, tellekorps og protokollunderskrivere.
   • felixalb nominerer seg selv som ordstyrer.
     • Godkjent ved akklamasjon.
   • sindos nominerer bjornoka som referent.
     • Godkjent ved akklamasjon.
   • felixalb nominerer torsteno og sondrhel som tellekorps.
     • Godkjent ved akklamasjon.
   • felixalb nominerer daniil og martcl som protokollunderskrivere.
     • Godkjent ved akklamasjon.
5. Godkjenning av innkalling og dagsorden.

• Godkjent ved akklamasjon.

6. Felles gjennomgang av referat fra forrige halvårsmøte.

• Gjennomgang ble utført.

7. Godkjenning av referat fra forrige halvårsmøte.

• Godkjent ved akklamasjon.

8. Styrets halvårsrapport.

• Gjennomgang ble utført.

9. Godkjenning av Styrets halvårsrapport.

• Godkjent ved akklamasjon.

10. Drifts halvårsrapport.

• Gjennomgang ble utført.

11. Godkjenning av Drifts halvårsrapport.

• Godkjent ved akklamasjon.

12. CERTs halvårsrapport.

• Gjennomgang ble utført.

13. Godkjenning av CERTs halvårsrapport.

• Godkjent ved akklamasjon.

14. Godkjenning av forrige års regnskap med rapport fra revisor.

• Kommentar 1: Donasjonsposten viser 25000, dette er penger som ikke har kommet inn enda
  • Dette er penger som skal komme inn, det har vi fått bekreftet.
  • Forslag 1: Dette skal skrives på regnskap for 2024, ikke 2023. Posten skal dermed settes til 0.
  • Dette står korrekt i regnskapet i GnuCash, det er bare rapporten som avviker.
• Godkjennes med forbehold om utbedring av forslag 1.
  • Godkjent ved akklamasjon.

15. Diskusjon og revisjon av årets budsjett.

• Spørsål 1: Er det realistisk å øke posten “disk” da regnskapet for 2023 inkluderer mange store enkeltkjøp?
  • Svar: Ja, det er hvertfall ikke urealistisk.
• Spørsmål 2: Burde budsjettpost “donasjoner” økes til 50000 siden donasjoner for 2023 ikke kommer inn før i 2024?
  • Svar: Nei, det er bedre å forklare dette ved neste møte enn å la kasserer tro vi kan budsjettere med 50000.
• Spørsmål 3: Burde egenandelen for pizza økes?
  • Svar: Styret setter egenandel for pizza, men det er ikke en dårlig avgjørelse å øke denne til 80 kr grunnet inflasjon siden 2017.

16. Godkjenning av årets budsjett.

• Godkjent ved akklamasjon.

17. Lovforslag
    1. Medlemmer i valgkomite - Paragraf 2
       • Relevante setninger fra dagens lov

         • PVV har en valgkomite som velges på halvårsmøtet. Denne består av to personer.

       • Forslag til endring

         • PVV har en valgkomite som velges på halvårsmøtet. Denne består av minst to personer.

       • Diskusjon
         • Begrunnelse: I praksis har vi ofte valgt tre, det er uproblematisk med flere i valgkomitéen.
       • Avstemning
         • Godkjent ved akklamasjon.
    2. Valgordning - Paragraf 3
       • Relevante setninger fra dagens lov

         • Vedtak og valg skjer normalt ved hemmelig avstemning. Vedtak kan skje ved akklamasjon hvis ingen setter seg imot det.

       • Originalt forslag til endring

         • Vedtak og valg skjer normalt ved hemmelig avsteming. Vedtak kan skje ved akklamasjon hvis ingen setter seg imot det. Valgordning for valg er overførbare stemmer for grupper personer, og alternativ stemmegivning for enkeltpersoner.

       • Omskriving av forslaget

         • Vedtak og valg skjer normalt ved hemmelig avsteming. Vedtak kan skje ved akklamasjon hvis ingen setter seg imot det. For valg av grupper av personer brukes ordningen “overførbare stemmer”, og for valg av enkeltpersoner brukes ordningen “alternativ stemmegivning”.

       • Diskusjon
         • Begrunnelse:
           • Vi vil fastsette et stemmesystem for å unngå mye diskusjon på halvårsmøtene og for mer konsistens fra år til år
           • Overførbare stemmer er det norske navnet for STV
           • Tellesystem er ikke blitt valgt
             • Vi lager en anbefalning på wikien for hvordan å telle
             • Vi lager også et elektronisk stemmesystem som oppfordres å bruke
             • Vi fastsetter ikke tellesystem fordi anbefalningen er forskjellig for menneske- og maskintelling
               • Maskintelling gjør det mulig å gjøre fraksjonell overføring av stemmer
               • Med mennesketelling er det mer hensiktsmessig å overføre hele stemmer, med tilfeldige tiebreakers
                 • Dette er suboptimalt, men fortsatt bedre enn å bruke Approval Voting
               • Det må være mulig å følge loven uten at det elektroniske fungerer
           • STV ble valgt da dette er et mer representativt system enn f.eks Approval Voting
             • i Approval Voting kan 51% av stemmene velge 100% av styret
             • i STV vil dette være nærmere 51%
           • Vi hadde dette forslaget forrige halvårsmøte
             • 11 for, 4 mot, 6 blanke, som ikke var nok til å få det gjennom 2/3 av fremøtte kravet
             • tekst endret for å spesifisere at det er AV for enkeltpersoner.
         • Spørsmål 1: Når skal dette tre i kraft, dersom vi godkjenner forslaget?
           • Svar: Det trer i kraft etter dette halvårsmøtet (altså ikke under møtet)
         • Kommentar 1: Alternativ stemmegivning ser ut til å implisere “noe annet”, hvilket det ikke skal.
           • Respons: Vi endrer ordlyden til å gjøre det klarere. Se “omskriving av forslaget” over.
         • Kommentar 2: Mulige problemer med systemet er at det teknisk sett er mulig å stemme inn noen som flertallet ikke ville valgt inn over en annen kandidat. Over halvparten kan foretrekke en kandidat som allerede har blitt eliminert. Merk: Dette gjelder hovedsakelig “alternativ stemmegivning”.
         • Spørsmål 2: Hva er “alternativ stemmegivning”?
           • Svar: Lenke til engelsk wikipedia-side som beskriver dette
       • Avstemning (anonym avstemning)
         • Avstemning om å bruke omskrevet forslag fremfor originalt forslag.
           • Vedtatt ved akklamasjon.
         • torsteno forlater møtet, vi er 20 stemmeberettigede (17 fremmøtte, 3 fullmakter)
         • Avstemning om å vedta lovendring med omskrevet forslag
           • 17 for, 1 mot og 2 blank.
           • Forslaget er vedtatt.
         • torsteno kommer tilbake, vi er 21 stemmeberettigede (18 fremmøtte, 3 fullmakter)
         • richarah forlater møtet, vi er 20 stemmeberettigede (17 fremmøtte, 3 fullmakter)
         • perjonen forlater møtet og gir fullmakt til alekskn, vi er 20 stemmeberettigede (16 fremmøtte, 4 fullmakter)
    3. Antall styremedlemmer - Paragraf 2 og 4
       • Relevante setninger fra dagens lov
         • Paragraf 2

           • PVV har et styre som velges av halvårsmøtet, og som består av en leder og 4-6 styremedlemmer.

         • Paragraf 4

           • PVVs styre skal bestå av en leder, en kasserer og et antall styremedlemmer som bestemmes av halvårsmøtet.

       • Originalt forslag til endring
         • Paragraf 2

           • PVV har et styre som velges av halvårsmøtet, og som består av en leder, en kasserer og 0-8 ordinære styremedlemmer.

         • Paragraf 4

           • PVVs styre skal bestå av en leder, en kasserer og 0-8 ordinære styremedlemmer som velges av halvårsmøtet.

       • Revidert forslag til endring
         • Paragraf 2

           • PVV har et styre som velges av halvårsmøtet, og som består av en leder, en kasserer og 0-8 ordinære styremedlemmer.

         • Paragraf 4

           • PVVs styre skal bestå av en leder, en kasserer og 0-8 ordinære styremedlemmer som bestemmes av halvårsmøtet.

       • Diskusjon
         • Begrunnelse:
           • Altinn anbefaler et fastslått antall medlemmer, ref https://info.altinn.no/starte-og-drive/drive-bedrift/drift-av-forening
           • Antallet styremedlemmer er viktig for muligheten for ekstraordinært styremøte
           • Om det blir veldig få aktive medlemmer kan det være vanskelig å sikre minst 6 villige styremedlemmer, inkludert leder og kasserer.
         • Kommentar 1: Det bør stå “bestemmes av” og ikke “velges av”.
           • Vi reviderer forslaget, se “originalt” mot “revidert” forslag til endring.
         • Innvending 1: Siden organisasjonen er forventet å variere i størrelse i relativt korte perioder er det bedre å bruke “et antall” i stedet for et fastsatt intervall.
         • Kommentar 2: Av tekniske årsaker ønsker vi ikke et mellomrom mellom leder og kommaet.
       • Avstemning
         • Avstemning om å bruke revidert forslag fremfor originalt forslag.
           • Godkjent ved akklamasjon.
         • Avstemning om å godkjenne endring av dagens lov
           • Godkjent ved akklamasjon.
    4. Tillitsvalgt - Paragraf 2
       • Forslag til tillegg

         • Halvårsmøtet kan utnevne en tillitsvalgt for kommende semester. Den tillitsvalgte er ikke en del av styret. Den tillitsvalgte har taushetsplikt. Medlemmer kan kontakte tillitsvalgt om saker de ikke vil ta gjennom styret, og den tillitsvalgte vil ved behov videreformidle saken anonymt til styret eller de det gjelder.

       • Diskusjon
         • Kommentar 1: Kanskje bør vi endre fra “utnevne” til “velge”.
           • Dette gjør at det er eksplisitt hvordan innsetting av tillitsvalgt skal foregå. Det er da anledning til å stemme blankt. Dersom flertallet stemmer blankt innsettes ikke tillitsvalgt.
           • Det som er beskrevet over trenger ikke faktisk gjennomføres
           • Merk: Halvårsmøtet har kommet frem til at dette er en endring i innhold, dette må derfor fremmes på et annet møte.
       • Avstemning
         • Anonym avstemning
           • 17 for, 1 mot og 2 blank.
           • Forslaget er vedtatt.
18. Valg av tillitsvalgt
    1. Skal vi velge tillitsvalgt for det kommende semesteret?
       • Diskusjon
         • Flere medlemmer fremmer at de ser på det som en trygghet.
         • Nåværende tillitsvalgt støtter forslaget.
       • Avstemning
         • Forslag om valg av tillitsvalgt godkjennes ved akklamasjon.
    2. Eventuelt valg av tillitsvalgt
       • sindos nominerer alekskn; alekskn godtar nominasjonen
       • jesperno nominerer kmgodlun; kmgodlun avslår nominasjonen
       • sondrhel nominerer adriangl; adriangl avslår nominasjonen
       • torsteno nominerer sondrhel; sondrhel godtar nominasjonen
       • sindos nominerer bjornoka; bjornoka avslår nominasjonen
       • jesperno nominerer emmalei; emmalei avslår nominasjonen
       • alekskn blir valgt ved ordningen “alternativ stemmegivning”
19. Valg av kasserer (skal være student ved NTNU).

• Nominasjoner
  • felixalb nominerer danio; danio godtar nominasjonen.
  • oysteikt nominerer bjornoka; bjornoka avslår nominasjonen.
• Valg
  • danio velges ved akklamasjon.

20. Valg av styre (skal være studenter ved NTNU).

• Valg vedrørende antall styremedlemmer
  • felixalb (leder) forslår 5 (fem).
  • Antallet 5 (fem) velges ved akklamasjon.
• Nominasjoner
  • sondrhel nominerer alle fremmøtte.
    • Godtar: arnstejl, andholst, jesperno, sindos, daniil, adriangl
    • Avslår: resten
• Valg
  • Valg utføres ved ordningen “overførbare stemmer”
  • Valgte styremedlemmer er: adriangl, andholst, arnstejl, jesperno, sindos

21. Valg av revisor.

• Nominasjoner
  • torsteno nominerer bjornoka; bjornoka godtar nominasjonen.
  • sondrhel nominerer oysteikt; oysteikt avslår nominasjonen.
  • adriangl nominerer daniil; daniil godtar nominasjonen.
• Valg
  • bjornoka velges ved ordningen “alternativ stemmegivning”.

22. Valg av valgkomité.

• Nominasjoner
  • torsteno nominerer emmalei; emmalei godtar nominasjonen.
  • torsteno nominerer sondrhel; sondrhel godtar nominasjonen.
• Valg
  • emmalei og sondrhel velges ved akklamasjon.

23. Møtet er hevet.
    • Møtet er hevet. 🍞

Vedlegg

• Driftsrapport - TODO
• CERTsrapport/H2023
• Styretsrapport/H2023
• Regnskap og budsjett - TODO