Styremøte 2023.09.28

Hvor: Terminalrommet/Arbeidsrommet på PVV
Når: 2023.09.28 kl 17:30
Innkalte:

Innkalte / Til stede
Navn	Til stede
adriangl	x
andholst	x
arnstelj
danio	x
felixalb	x
jonmro	x
oysteikt
sigrusk	x

Agenda

1. Rollefordeling

Noen faste poster vi pleier å ha: leder, nestleder, kasserer, PR-ansvarlig, kurs-ansvarlig, referent (kan variere, og kan kombineres med andre roller)
- Vi er ganske mange, og det er plass til flere i feks PR eller kurs
- I vår ble det nevnt muligheten for komitéer med medlemmer utenfor styret, dette er også fullt mulig om det ønskes
- For eksempel:

Styreposisjoner
Tittel	Person
Leder	felixalb
Kasserer	oysteikt
Nestleder	jonmro
Kurs	danio
Kurs	adriangl
PR	andholst
PR	arnstelj
Referent / “potet”	Sigrun

2. Kommunikasjonskanal

I tidligere styrer har flere av oss merket en slags “chilling effekt” på styre-kanalen på Discord. Alle med “Admin” eller lignende rettigheter har tilgang til denne kanalen. Idag er det totalt 19 personer der. Også flere utenfor styret har deltatt i noen av samtalene. Noen ganger er det veldig nyttig å få input fra andre / flere / mer erfarne PVV-ere, men andre ganger utgjør det en høyere terskel, slik at det er vanskeligere å si det man vil i styre-chatten.
Jeg foreslår at vi skal gjøre noe med dette, og noen forslag har blitt fremmet i chatten. Det er fullt mulig å kombinere disse, eller komme med andre forslag, men jeg har prøvd å nevne de som ble tatt opp her.
Noen spørsmål vi burde bli enige om:
1. Er dette et reelt problem vi bør gjøre noe med? Altså: Vil styret ha en mer privat/lukket kanal enn vi har hatt?
2. Vil vi ha en “styre-alumni” eller lignende kanal med gamle styremedlemmer, eventuelt andre relevante personer?
  - Isåfall, hvor skal denne kanalen være?
    - Den gamle styrekanalen (nå #styret-alumni)? Den har uansett all gammel styrehistorikk!
  - Nøyaktig hvem skal ha tilgang til denne?
3. Hvis svaret på spørsmål 1 er ja; Hvor skal denne kanalen være, og hvordan skal den organiseres?
Noen mulige løsninger / retninger:
- Ikke gjøre noe, behold det gamle systemet
  - Fordeler:
    - Allerede bridget til Matrix og Discord, burde fungere for alle
    - Allerede satt opp, ingen jobb
  - Ulemper
    - Det store punktet over, mange medlemmer utenfor styret kan lese og delta i diskusjonen. Dette er verre jo flere som er “alumni”
- Restrukturere Discord-rollene våre
  - Dette betyr å beholde kanalen i den samme serveren, men se gjennom hvem som har admin/OP, fjerne unødvendige tilganger og gjøre styrekanalen utilgjengelig for flest mulig
  - Fordeler:
    - Rommet er allerede satt opp med bridge, lite jobb
  - Ulemper:
    - Rollene blir mindre fleksible, feks om noen trenger Admin for å styre en bot, eller om noen utenfor styret skal kunne moderere meldinger
    - “Owner”(sondrhel) kan alltid se alle kanaler. Det må enten aksepteres, eller serveren må eies av leder/styremedlem.
    - Serveren heter “PVV/NVG”, så NVG-styret må kanskje også kunne moderere meldinger og kanaler(?)
- Bytte til et nytt matrix-rom for styret, ikke tilgjengelig på Discord
  - Fordeler:
    - Tekniske fordeler ved Matrix: Meldingene kan være krypterte, vi kjører vår egen Matrix-Server, er ikke underlagt Discord.
    - Enkel tilgangsstyring med invitasjoner, og serveradministratorer/drift trenger ikke tilgang til kanalen
  - Ulemper:
    - Vi må flytte serverrommet vårt i høst, så det blir noe nedetid
    - Noen av styremedlemmene bruker ikke matrix fra før, noe å vende seg til
- Lage en egen Discord-server for styret
  - En egen separat server/guild, eid av leder/styremedlem
  - Fordeler:
    - Bare styremedlemmer trenger å være medlem, ingen problem / jobb med gruppestyring
  - Ulemper:
    - Noen av styremedlemmene bruker ikke Discord til vanlig
      - Kan løses ved å sette opp bridging til matrix
    - Litt rotete å separere til flere PVV-servere
- Bruke noe helt annet
  - Fordeler/ulemper kommer an på tjenesten, men det finnes argumenter for andre tjenester som Slack eller Facebook messenger.
  - Noen tjenester har for eksempel bedre støtte for threads/tråder
Noen av løsningene(for eksempel en ny Discord-server, eller bruk av Matrix-spacet) gjør det også enkelt og ryddig å ha flere forsjellige kanaler for styre-relaterte ting i forskjellige temaer. Vi har prøvd dette før med en egen PR-kanal, og jeg tror det kan fungere fint i fremtiden.
“Bridging” betyr i dette tilfellet å koble sammen et rom/kanal på forskjellige plattformer. Det er det vi gjør i alle kanaler på PVV-serveren, der alle rom finnes både på Discord og Matrix. Dette hjelper mye, men er ikke en perfekt løsning. Det kan gå noe saktere enn om alle er på samme plattform, og noe informasjon går tapt(feks threads, events og reactions).
Kom gjerne med flere forslag og kommentarer, dette er bare et raskt forsøk på å notere tanker og det som har blitt sagt i chatten.

Konklusjon

Det ble beklageligvis litt rotete i chatten på forhånd, men det løste seg omtrent umiddelbart her på møtet.
Vi lager en ny discord-server for styret
- Den må bridges til Matrix
- Løsningen er ikke perfekt, men akseptabelt for alle
Vi skal rydde opp i discord-permissions på hovedserveren uansett, lage en egen styre-alumni-roller

3. Styremøter

Vi står ganske fritt til hvordan vi organiserer møtene, men jeg foreslår en fast og forutsigbar møteplan, for eksempel et fast tidspunkt hver uke eller annenhver uke. Legg inn tider som passer på https://www.when2meet.com/?21593113-s82In

Noen diskusjonspunkter:

Hvis vi får det til å virke, kan mange ting ordnes på forhånd og diskuteres digitalt, slik at selve møtet ikke trenger å være så langt eller så ofte.
Hvis vi endte opp med “undergrupper”/“komitéer” på punkt 1 kan vi jo vurdere om alle i samme gruppe trenger å møte opp på alle møtene.
Innkallinger og referater; hvor/når/hvordan - Vi gjør dette hvordan enn vi har lyst, så lenge referater føres inn på https://www.pvv.ntnu.no/pvv/Styremøte

Konklusjon

Alle bør være til stede på møtene i første omgang, vi kan vurdere igjen senere
Vi er fleksible, kanskje vi må endre møtetidene underveis i semesteret. Fyll ut when2meet for tider nå.
Møteinnkalling ca 3 dager før på wiki
Vi fortsetter med innkallinger/referater på samme format som før

4. Styreskifte-liste

https://www.pvv.ntnu.no/pvv/Styret/Styreskifte er gjennomgått.
Det ble holdt en muntlig gjennomgang av styre-epost og lignende.
- Husk å dokumentere viktige filer/dokumenter/samtaler enten i git-repoene og/eller ved å videresende e-poster til styret.

5. Lukkede saker

Videreføring av lukkede saker som ikke skal referatføres.

6. Halvårsmøtet

Erfaringer og forbedringsforslag?
- Lovforslag:
  - Bedre struktur på disse, bruk malen fra organisasjonskollegiet
  - Inkluder begrunnelse for hver endring
  - Del opp i mindre, atomiske endringer, her var flere endringer samlet i en og samme
- Skriv saksliste litt tidligere

7. Eventuelt

Vi venter med de fleste vanlige saker til neste møte
Drift har et møte med OmegaV, NVG, Omega og Hybrida (og andre?) om møte med NTNU IT, om status på nettverk og serverrom over nyåret
- Drift ordner dette, og holder styret oppdatert
- Prøver å få gratis / dekket utgifter for nettlinje fra Sikt, og tillatelse på serverrom med OV

TODO

danio
- På wikien: Kopier det gamle styret fra Kontaktinformasjon til Tidligere styrer, og erstatt med det nye.
- Sette opp discord-matrix-bridge
oytseikt
- Gi det nye styret tilgang til styrets GIT-endringslager (https://git.pvv.ntnu.no/styret)
- Gå gjennom kasserer-rutiner med tidligere kasserer
jonmro
- Gi det nye styret tilgang til facebook
felixalb
- Bytt og redistribuer nytt googlekonto-passord.
- Send endringsmelding til Brønnøysundregistrene med det nye styret.
- Oppdatere lover i henhold til halvårsmøtet
- Fikse PVV-kontoen til sigrusk
- Lage discord-server
adriangl
- Rydder i styret-alumni-rollen på discord