1. Møtet er satt.

andrph starter møtet

Oppmøte

alekskn - felixalb - adriangl - andrph - eirikwit - danio - bjornoka - amalieem - pederbs - torsteno - sindos - oysteikt - emmalei - jonmro - omermb - krissorf - pllobiun - lisajon

2. Valg av ordstyrer, referent og tellekorps og protokollunderskrivere.

Ordstyrer: andrph
Referent: oysteikt
Tellekorps: eirikwit, torsteno
Protokollunderskrivere: bjornoka, danio

3. Godkjenning av innkalling og dagsorden.

Godkjent

4. Felles gjennomgang av referat fra forrige halvårsmøte.

Andrea presenterte referat fra forrige halvårsmøte

Feil og mangler som skal tas opp
Lenker var ikke lagt til

5. Godkjenning av referat fra forrige halvårsmøte.

Godkjent ved akklamasjon gitt at lenkene blir rettet opp i.

6. Styrets halvårsrapport.

andrph presenterte styrets halvårsrapport

Spørsmål 1: har vi fortsatt samme bankkonto?
Ja

Spørsmål 2: Ble itgk-kurset holdt?
Ja

7. Godkjenning av Styrets halvårsrapport.

Godkjent ved akklamasjon

8. Drifts halvårsrapport.

pederbs presentere drifstrapport

Ønske om “bildegalleri på forsiden” og “dørsensor” med i rapporten

9. Godkjenning av Drifts halvårsrapport.

Godkjent ved akklamasjon med forbehold om at de overnevnte sakene blir lagt til.

10. CERTs halvårsrapport.

adriangl presenterer

Ble indre rotpassord byttet da ytre ble byttet?
Nei, siste bytte av indre passord var i mars 2021.

11. Godkjenning av CERTs halvårsrapport.

Godkjent ved akklamasjon gitt endring angående indre rotpassord.

12. Godkjenning av forrige års regnskap.

eirikwit presenterte forrige års regnskap.

Ført inn alle pant innbetalinger med bilag, men det er mulig at det har blitt lagt til innbetalinger som ikke ligger i postkassa. Må dobbeltsjekkes.
Vi har gjort en opptelling og funnet innbetalinger summert til 400kr som vi ikke vet hvor kommer fra.
Virker litt rart at renter er på 0kr. Får ingen renter før nyttår. Nye styret skal se over bankavtalen.
eirikwit skal gjøre om på de 400 kr på rapporten, slik av vi vet hvor de kommer fra.
Vi fikk mer fra IDI enn vi brukte i fadderuken.
Vi har nå ført riktig, men de har ikke fått rapport, så vi har ikke fått sendt tilbake resten.
Vi har brukt mer enn 15000 på generell drift, så dette må ikke betales tilbake

Akklamasjon ved forbehold om fiks av pantbilagene.

13. Diskusjon og revisjon av årets budsjett.

amalieem presenterte årets budsjett

Pant stemmer ikke, så den er satt til 1500
Ingen renter
Senket bøker, ettersom ikke så mye er bestilt
Økte trivsel og arrangementer for pizza
Mye gebyrer fra banken.
Regner med resultat på null.
Bør gebyrer stå så høyt, ved ny bankkonto?
Ja, fordi det er generelle bankgebyrer.
Grunnen til at panten var så lav i 2021 var fordi at rengjøring tok mye av panten.
Panten ble visst ikke tatt, men forsøkt tatt. Det er usikkert hvor pengene gikk.
Tror kanskje panten kommer til å gå over 1500.
Forandrer til 2000
Trivsel og arrangementer forandret fra 8550 til 9050.
Usikkert hvordan man skal bruke pengene til pizza. Vi har gått over budsjettet tidligere.
torsteno ønsker ikke pizza på driftskvelder.
Her er det ulike meninger

14. Godkjenning av årets budsjett.

Godkjent ved akklamasjon

15. Endringer av lov 3.

15.1. Dagens lov. Den aktuelle delen av loven:

Ekstraordinært medlemsmøte kan avholdes hvis styret eller minst 10 av de aktive medlemmene ønsker det. Et ekstraordinært medlemsmøte skal kunngjøres med saksliste minst to uker i forveien, og kan velge nytt styre.

15.2. Forslag til ny lov.

Forslag 1

Ekstraordinært medlemsmøte kan avholdes hvis styret eller aktive medlemmer tilsvarende 1 mer enn antall styremedlemmer ønsker det. Et ekstraordinært medlemsmøte skal kunngjøres med saksliste minst to uker i forveien, og kan velge nytt styre. Endring: “minst 10 av de aktive medlemmene” til “aktive medlemmer tilsvarende 1 mer enn antall styremedlemmer”

Forslag 2:

 Ekstraordinært medlemsmøte kan avholdes hvis styret eller aktive medlemmer tilsvarende dobbelt av antall styremedlemmer ønsker det. Et ekstraordinært medlemsmøte skal kunngjøres med saksliste minst to uker i forveien, og kan velge nytt styre. Endring: "minst 10 av de aktive medlemmene" til "aktive medlemmer tilsvarende dobbelt av antall styremedlemmer".

15.3. Endring

Endring fra antall på “minst 10 av de aktive medlemmene” til en funksjon av antall styremedlemmer.

15.4. Begrunnelse

På forrige møte ble loven endret til det som gjelder nå. Det ble derimot tatt opp at 10 medlemmer kan være vanskelig å få til avhengig av aktivitet på PVV, og at det burde være en funksjon av styrets medlemmer for at det til enhver tid skal være mulig å ha ekstraordinære møter.

15.5. Diskusjon

Vi har omtrent samme mengde medlemmer som i fjor.
Forslag 2 ser bedre ut fordi det ligger nærmere tallet nå.
Mening: styret pluss en vil gjøre det for lett å kalle et møte.
Vi har en klar definisjon på hva et aktivt medlem er.
Skal det begrenses til aktive medlemmer på NTNU?
Nei, vi ønsker også at aktive medlemmer i jobb skal ha stemmerett.
En av de gode tingene rundt forslag 1 er at styret kun trenger en ekstra person for å kalle møtet.
Styret kan kalle det uansett.
Har vi en klar definisjon om hva “styret” er?
Ja, det står på styrets sider, men ikke i loven.
Er det noen måte for personer utenfor styret å annonsere et møte?
De kan snakke med drift og få listen over medlemmer, og sende en mail til alle.
Kan saksøke styret i verste fall
Hvordan gjør vi stemmingen?
Ingen ønsker anonym stemming, dermed bruker vi håndsopprekning.
Minst 2/3 må ønske et forslag for at loven skal endres.
Forslag 2 ble enstemmig vedtatt.

15.6. Valg/avslag

15.6.1. Rollover budsjettering for utvalgte poster.

15.6.2. Definisjon:

 Rollover budsjettering skal tillate at ubrukte budsjetterte 
 midler for en periode overføres til påfølgende perioder, 
 slik at budsjetterte midler fremdeles er disponible.

15.6.3. Hensikt:

 Hensikten er å (1) tillate fleksibilitet i utnytting av 
 budsjetterte midler, (2) oppfordre til bruk av de budsjetterte 
 midlene og (3) gi en oversiktlig mekanisme for å spare opp 
 midler for innkjøp som av natur ville overskridet et ellers 
 fornuftig budsjett.

 Utvalgte poster er: `hardware` og `bøker`

15.6.4. Eksempel:
- 1. Innkjøp av hardware til f.eks. 30 KNOK som vil overskride

 de normalt budsjetterte midlene på 10 KNOK. To års rollover 
 resulterer i at 30 KNOK er tilgjengelig, da disse midlene er 
 øremerket fra tidligere år.
 
 2. Innkjøp av mindre relevant litteratur på bokbudsjettet.

- Med 3 KNOK bevilget til innkjøp er det større press på at

 litteratur skal være relevant i større grad. Dersom 
 budsjetterte midler til litteratur overføres fra tidligere 
 perioder, stilles mer kapital til rådighet (f.eks. 6 KNOK) 
 og innkjøpt litteratur kan være relevant i mindre grad.
 mmm.4 Forslag
 
 Rollover budsjettering innføres for utvalgte poster (eller 
 alle) med en rollover grense på enten (1) to ganger 
 størrelsen på den budsjetterte posten for inneværende 
 periode eller (2) mengden ubrukte midler som er overført 
 fra tidligere perioder, hvor den høyeste av disse summene velges.
 mmm.5 Kommentarer til forslag
 
 1. Hensikten med formuleringen er at midler skal først brukes 
 fra budsjett og at alle ubrukte overførte midler skal på nytt 
 overføres (altså del (2)), eventuelt i tillegg til ubrukte 
 budsjetterte midler som har plass innen for grensen definert i (1).

 2. Dette virker som et litt mer innviklet fond eller 
 øremerket konto. Kanskje det er det vi skal implementere det som?
 Valg av styre.
 Valg av revisor. 4/m. Valg av valgkomité. 6/m. Møtet er hevet

Diskusjon

Er dette lovendringsforslag?
- Nei, dette gjelder konvensjon, ikke lov.

Fiksjonsbøker har vanligvis blitt kjøpt gjennom sosial-budsjettet, ikke bok-budsjettet.
- DnD-boken var et engangstilfelle, fiksjonsbøker har vanligvis vært donert.

Rolloversummen vil aldri overstige 2 ganger budsjett for inneværende perioder.
Når vi bruker penger, så burde rolloverdelen brukes først.
... mye diskusjon.
Etter mye diskusjon er vi enige om at styret kan være mer liberale med å gå over budsjett på bøker og hardware.
Deretter kan det være en god ide å la styre senke budsjettet for disse postene.

16. Valg av styre.

Vi mangler punkter i agendaen for detaljert valg av styre.
Dette innfører vi på referatet ved akklamasjon

16.1. Kasserer

Torstein nominerer amalieem
Valgt ved akklamasjon.

16.2. Styremedlem

Foreslått antall styremedlemmer er 4.

Godkjent ved akklamasjon.

Nominasjoner

torsteno nominerer felixalb
felixalb aksepterer

torsteno nominerer alekskn
alekskn aksepterer

torsteno nominerer bjornoka
bjornoka aksepterer

torsteno nominerer oysteikt
oysteikt aksepterer

eirikwit nominerer adriangl
adriangl aksepterer

felixalb nominerer danio
danio aksepterer

sindre nominerer sindos
sindos aksepter

torstein nominerer pllobiun
pllobiun aksepterer

torstein nominerer jonmro
jonmro aksepterer

danio nominerer pederbs
pederbs avslår

torsteno nominerer lisajon
lisajon avslår

torsteno nominerer emmalei
emmalei avslår

torsteno nominerer omermb
omermb avslår

torsteno nominerer krissorf
krissorf avslår

andrph nominerer torsteno
torsteno avslår

sindos nominerer eirikwit
eirikwit avslår

Avstemming

torsteno ønsker anonym avstemning.

Forslag om å stemme kun 4 navn.

Ble bestemt at vi kan stemme et vilkårlig antall kandidater.

Første avstemning

Valgte medlemmer så langt:

felixalb
alekskn
bjornoka

Må gjenstemme mellom adriangl og oysteikt

Andre avstemning

adriangl ble valgt

17. Revisor

adriangl nominerer pllobiun
pllobiun avslår

adriangl nominerer danio
danio aksepterer

adriangl nominerer oysteikt
oysteikt avslår

adriangl nominerer sindos
sindos aksepterer

adriangl nominerer jonmro
jonmro avslår

danio trekker seg

sindos valgt ved akklamasjon

18. Valgkomite

torsteno nominerer