From Programvareverkstedet
Innkalling til krisemøte 11.10.21
Innkalt
- torsteno tilstede, men ikke innkalt
Søknaden til IDI
- Amalieem har tatt kontakt med IDI som sier vi fortsatt kan få pengene. Vi må fakturere
- amalieem må finne ut hvordan hun fakturerer
- eirikwit sender alle papirer han har på det
- så lenge vi fakturerer får vi pengene
- Er pengene øremerket fadderperiode eller er de for hele året?
- Informasjonen om fakturering sier “Alkoholfri immatrikulering”
- Hva sa original søknad?
Donasjon Sintef
- Budsjettforslaget nevner donasjon fra Sintef, har ikke fått høre noe om det.
- Dette er kursene til Peder, han donerte pengene han fikk for dette til PVV
- Hva gjelder dette budsjettet?
- Er det søkt for?
- Nei, da det er kompensasjon for Peder sine kurs
Regnskap
- Fadderuke har kun totalsummer + mangler plakatutgiftene
- Ja, bare totalsummer da dette er ført som totalsumbilag
- “Trivsel og Arr.” sier lite om hva pengene ble brukt til
- Dette er også ført som totalsumbilag
- Samme gjelder “Diverse”
- Hva har Snacks blitt kjøpt inn til? Var det f.eks. under fadderuke?
- Muligens var dette for snacks til animekveld under fadderuken
- Det bør sjekkes hva dette faktisk var og om det skal egentlig være under fadderuken
- Skal D&D stå under fadderuke?
- Har fortstått det som at det ble fritidsaktivitet, og figurene ble så brukt til fadderuke etterpå.
- Figurene skal føres under fadderuken, ja
- PVV har også betalt for miniatyrmaling som derfor nå er PVV-eie og maling av figurer er nå en PVV-aktivitet.
- Datoer og bilagsreferanser er veldig mye lettere å se etter enn summer.
- GnuCash støtter datoer og bilagsreferanser og er å foretrekke over MS Excel
- Alle plakater burde flyttes til “Fadderuke” eller “Kurs og PR”
Føringsmetode for inntekt + utgift
- Forslag om at inntekt og utgift skal føres separat framfor totalsum
- Forslag om at inntekt skal føres som separate summer tilsvarende bilag framfor totale summer
- Dette kommer naturlig med GnuCash
- Gjerne mer detaljer rundt bilag
- Dette er også mulig i GnuCash
- andrph foreslår et bilagsskjema som skal fylles ut og festes i kvitteringen
- skjema inneholder dato, formål, sum og andre punkter
- skjema skal legges i nærhten av postkassen
- På plakater er det kanskje lurt å skrive til hva? F.eks. Kurs, fadderuke, generell reklame, etc.
Gå gjennom kategorisering litt mer detaljert og lage et skjema for hva som går hvor.
- Dette skjemaet kan oppdateres dersom det kommer opp flere problemer/usikkerheter etter hvert
- Kategorier er:
- Inntekter
- Disk
- alle penger som kommer inn for kjøp av diskplass, 32 kr pr GiB
- Donasjoner
- støtte fra IDI
- støtte fra institutter og andre organisasjoner
- IKKE: kontanter i postkassen
- donasjoner fra medlemmer
- midler fra bedrifter dersom vi arrangerer bedpres eller annet
- Medlemskap
- medlemskontingent
- 42 kr betalinger for medlemsskap godkjennes til tross for at det mangler 8 kr
- Pant
- Renter
- Annet
- løse kontanter i postkassen
- mystiske inntekter som finnes og eksisterer
- IKKE: mystiske inntekter som retter opp i differanser i regnskapet
- Utgifter
- Abonnementer
- vi hadde Lunsj og Pondus, men ikke lenger
- spillabonnementer hadde vært ført her hvis vi hadde hatt dem
- Bøker
- andrph sier: bøker er bøker
- eirikwit sier: bøker er ikke bare bøker
- torsteno sier: D&D 5th ed. ble kjøpt til PVV og ført under bøker, kunne dog vært ført på trivsel
- faglitteratur er godkjent
- andre bøker vurderes av styret i hvert tilfelle
- Daglig drift
- PVV kjøper ikke inn te (hvertfall ikke god te)
- PVV har tidligere kjøpt kaffe, spesielt til stand
- PVV kjøper som hovedregel heller ikke kaffe (som for te; pvv kjøper ikke god kaffe)
- Et selling point har vært “vi har kaffe”, men vi har ikke benyttet oss av dette i det siste
- lol, te og kaffe er ikke daglig drift, det er trivsel :3
- ting til kjøkken og vask/oppvask
- tavletusjer, kopper, tallerker, bestikk er daglig drift
- Fadderuke
- alt som er relatert til fadderuken skal føres her
- fadderuke-plakater, fadder-ukepizza, fadderuke-annet
- Gebyr
- bankgebyrer (de er useriøst store)
- alle øvrige gebyrer også, hva enn dette måtte være
- Hardware
- harde varer, drift ting, posten brukes primært av drift
- eirikwit foreslår: endre til et sinkfund slik at tidligere midler overføres
- dette tar hensyn til nødvendige oppgraderinger som ikke skjer årlig og derfor er ordentlig dyre
- andrph sier: drift får det de spør om, selv om det kanskje sprenger budsjett
- for: er det nødvendig, så er det nødvendig
- Trivsel & Arrangementer
- sære enkeltstående innkjøp for å booste trivsel
- te og/eller kaffe dersom vi må skaffe (se: feilførte punkter under daglig drift)
- hackekveld er arrangement
- brettspillkveld er arrangement
- enkeltstående hendelser og festivitas er også arrangementer
- Kurs og PR
- buttons og pins
- PVV sin jobb å printe flyers og plakater
- medlemmer som bruker personlig printerkvote på dette kan spørre om refusjon
- reklame for hacke-/brettspillkveld er PR
- Annet
- ukjente utgifter
- ikke-kategoriserbare utgifter (patologiske utgifter)
- engangsutgifter som ikke passer under øvrige kategorier
- andrph foreslår: opprettelse av en egen post for uforutsette utgifter
Bilagsskjema og konvolutter
- Forslag om å lage bilagsskjema som skal fylles ut og kvittering festes på dette. Disse kan printes ut og ligge ved postkassen.
- torsteno og amalieem skal se på utforming av bilagsskjema
- eirikwit opplyser om at vi tildligere har hatt et skjema
- Forslag om å ha konvolutter ved postkassen til kontant ved f.eks. medlemskap, bilag etc. På konvolutten skrives aktuell informasjon.
- Godt forslag, dette må skaffes
Øvrige punkter
- amalieem skulle fått fullmakt og kodebrikke for innlogging i bank
- dette har ikke skjedd, Thomas skulle fikset
- amalieem tar kontakt med Thomas
- det planlegges innføring i GnuCash
- maks tre personer, ellers blir det rot
- første: eirikwit kan GnuCash
- andre: richarah har oversikt over tidligere regnskap
- backup/tredje: torsteno, andrph og/eller amalieem
- andrph foreslår: parallellrevidering slik det egentlig skal gjøres
