Styremøte/2021-10-11-krise

Innkalling til krisemøte 11.10.21

Innkalt

Innkalte	Til stede
alekskn
amalieem	X
andrph	X
bjornoka	X
felixalb	X
oysteikt	X
eirikwit	X
richarah	X
thomawt

• torsteno tilstede, men ikke innkalt

Søknaden til IDI

• Amalieem har tatt kontakt med IDI som sier vi fortsatt kan få pengene. Vi må fakturere
  • amalieem må finne ut hvordan hun fakturerer
  • eirikwit sender alle papirer han har på det
  • så lenge vi fakturerer får vi pengene
• Er pengene øremerket fadderperiode eller er de for hele året?
  • Informasjonen om fakturering sier “Alkoholfri immatrikulering”
  • Hva sa original søknad?

Donasjon Sintef

• Budsjettforslaget nevner donasjon fra Sintef, har ikke fått høre noe om det.
  • Dette er kursene til Peder, han donerte pengene han fikk for dette til PVV
• Hva gjelder dette budsjettet?
• Er det søkt for?
  • Nei, da det er kompensasjon for Peder sine kurs

Regnskap

• Fadderuke har kun totalsummer + mangler plakatutgiftene
  • Ja, bare totalsummer da dette er ført som totalsumbilag
• “Trivsel og Arr.” sier lite om hva pengene ble brukt til
  • Dette er også ført som totalsumbilag
• Samme gjelder “Diverse”
  • Også totalsumbilag
• Hva har Snacks blitt kjøpt inn til? Var det f.eks. under fadderuke?
  • Muligens var dette for snacks til animekveld under fadderuken
  • Det bør sjekkes hva dette faktisk var og om det skal egentlig være under fadderuken
• Skal D&D stå under fadderuke?
  • Har fortstått det som at det ble fritidsaktivitet, og figurene ble så brukt til fadderuke etterpå.
    • Figurene skal føres under fadderuken, ja
    • PVV har også betalt for miniatyrmaling som derfor nå er PVV-eie og maling av figurer er nå en PVV-aktivitet.
• Datoer og bilagsreferanser er veldig mye lettere å se etter enn summer.
  • GnuCash støtter datoer og bilagsreferanser og er å foretrekke over MS Excel
• Alle plakater burde flyttes til “Fadderuke” eller “Kurs og PR”

Føringsmetode for inntekt + utgift

• Forslag om at inntekt og utgift skal føres separat framfor totalsum
• Forslag om at inntekt skal føres som separate summer tilsvarende bilag framfor totale summer
  • Dette kommer naturlig med GnuCash
• Gjerne mer detaljer rundt bilag
  • Dette er også mulig i GnuCash
  • andrph foreslår et bilagsskjema som skal fylles ut og festes i kvitteringen
    • skjema inneholder dato, formål, sum og andre punkter
    • skjema skal legges i nærhten av postkassen
• På plakater er det kanskje lurt å skrive til hva? F.eks. Kurs, fadderuke, generell reklame, etc.

Gå gjennom kategorisering litt mer detaljert og lage et skjema for hva som går hvor.

• Dette skjemaet kan oppdateres dersom det kommer opp flere problemer/usikkerheter etter hvert
• Kategorier er:
  • Inntekter
    • Disk
      • alle penger som kommer inn for kjøp av diskplass, 32 kr pr GiB
    • Donasjoner
      • støtte fra IDI
      • støtte fra institutter og andre organisasjoner
      • IKKE: kontanter i postkassen
      • donasjoner fra medlemmer
      • midler fra bedrifter dersom vi arrangerer bedpres eller annet
    • Medlemskap
      • medlemskontingent
      • 42 kr betalinger for medlemsskap godkjennes til tross for at det mangler 8 kr
    • Pant
      • pantepenger
    • Renter
      • bankrenter
    • Annet
      • løse kontanter i postkassen
      • mystiske inntekter som finnes og eksisterer
      • IKKE: mystiske inntekter som retter opp i differanser i regnskapet
  • Utgifter
    • Abonnementer
      • vi hadde Lunsj og Pondus, men ikke lenger
      • spillabonnementer hadde vært ført her hvis vi hadde hatt dem
    • Bøker
      • andrph sier: bøker er bøker
      • eirikwit sier: bøker er ikke bare bøker
      • torsteno sier: D&D 5th ed. ble kjøpt til PVV og ført under bøker, kunne dog vært ført på trivsel
      • faglitteratur er godkjent
      • andre bøker vurderes av styret i hvert tilfelle
    • Daglig drift
      • PVV kjøper ikke inn te (hvertfall ikke god te)
      • PVV har tidligere kjøpt kaffe, spesielt til stand
      • PVV kjøper som hovedregel heller ikke kaffe (som for te; pvv kjøper ikke god kaffe)
      • Et selling point har vært “vi har kaffe”, men vi har ikke benyttet oss av dette i det siste
      • lol, te og kaffe er ikke daglig drift, det er trivsel :3
      • ting til kjøkken og vask/oppvask
      • tavletusjer, kopper, tallerker, bestikk er daglig drift
    • Fadderuke
      • alt som er relatert til fadderuken skal føres her
      • fadderuke-plakater, fadder-ukepizza, fadderuke-annet
    • Gebyr
      • bankgebyrer (de er useriøst store)
      • alle øvrige gebyrer også, hva enn dette måtte være
    • Hardware
      • harde varer, drift ting, posten brukes primært av drift
      • eirikwit foreslår: endre til et sinkfund slik at tidligere midler overføres
        • dette tar hensyn til nødvendige oppgraderinger som ikke skjer årlig og derfor er ordentlig dyre
      • andrph sier: drift får det de spør om, selv om det kanskje sprenger budsjett
        • for: er det nødvendig, så er det nødvendig
    • Trivsel & Arrangementer
      • sære enkeltstående innkjøp for å booste trivsel
      • te og/eller kaffe dersom vi må skaffe (se: feilførte punkter under daglig drift)
      • hackekveld er arrangement
      • brettspillkveld er arrangement
      • enkeltstående hendelser og festivitas er også arrangementer
    • Kurs og PR
      • buttons og pins
      • PVV sin jobb å printe flyers og plakater
        • medlemmer som bruker personlig printerkvote på dette kan spørre om refusjon
      • reklame for hacke-/brettspillkveld er PR
    • Annet
      • ukjente utgifter
      • ikke-kategoriserbare utgifter (patologiske utgifter)
      • engangsutgifter som ikke passer under øvrige kategorier
    • andrph foreslår: opprettelse av en egen post for uforutsette utgifter

Bilagsskjema og konvolutter

• Forslag om å lage bilagsskjema som skal fylles ut og kvittering festes på dette. Disse kan printes ut og ligge ved postkassen.
  • torsteno og amalieem skal se på utforming av bilagsskjema
  • eirikwit opplyser om at vi tildligere har hatt et skjema
• Forslag om å ha konvolutter ved postkassen til kontant ved f.eks. medlemskap, bilag etc. På konvolutten skrives aktuell informasjon.
  • Godt forslag, dette må skaffes

Øvrige punkter

• amalieem skulle fått fullmakt og kodebrikke for innlogging i bank
  • dette har ikke skjedd, Thomas skulle fikset
  • amalieem tar kontakt med Thomas
• det planlegges innføring i GnuCash
  • maks tre personer, ellers blir det rot
  • første: eirikwit kan GnuCash
  • andre: richarah har oversikt over tidligere regnskap
  • backup/tredje: torsteno, andrph og/eller amalieem
• andrph foreslår: parallellrevidering slik det egentlig skal gjøres